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外贸人接待国外客户前要怎么准备?

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发表于 2019-9-25 15:20:56 | 显示全部楼层 |阅读模式
做外贸业务时间长了总会遇到需要接待客户的时候,很多刚做外贸的朋友就为此犯了愁,第一次接待国外客户不知道应该怎么办,有很多朋友因为没有调整好心态更是在接待客户的时候给客户留下了非常不好的印象。我们在接待国外客户的时候,除了要调整好心态,更要掌握和客户沟通的技巧,下面,环球快客外贸客户开发软件将向朋友们分享一些接待国外客户的小技巧,希望朋友们在接待客户的时候都能非常顺利。
一:首先就是调整好心态
在接待国外客户的时候一定要放松心态,本着一个平等的态度去谈合作。因为客户是奔着赚钱才来和你合作的,你们之间是互惠互利,和平共处的关系,并没有谁求着求或者施舍这样的心态,也不要觉得他是你的客户你就要矮别人一截,所以说,客户的心思你也不要去猜,只要你知道你们之间就是合作一起赚钱的关系就可以了。
二:行程上一定要安排好
同客户商讨参观访问行程表, 在与公司接待部门沟通之后, 把一切敲定之后, 发送邮件和传真让客户确认, 同时让工厂或者公司这边做好接待准备。提前做好接待一些细节上的准备,看看产品的细节和生产车间的细节,一切做到最好,扬长避短,把你想要展现给客户的东西充分的表现出来,让客户看到你最好的一面。
三:提前了解好关系客户的细节信息
1、了解客户,包括客户的详细联系资料,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围,客户此此次来访的目的,主要对什么感兴趣。还要了解一些该公司的股份结构,还包括该公司的经营状况,技术水平,近三年的公司资产和负债情况。
2、详细了解外国谈判人员的具体情况,包括年龄、学历、爱好、健康状况、在外国公司的职位、在商业史上的表现、对投资项目的兴奋程度。
3、调查客户性质,客户来之前你就需要对客户进行一些评估,是哪国人?是是零售还是批发?网站是什么么内容?针对于哪些产品?区域市场在哪等等。
4、了解客人的宗教问题,以便接待客户。同时要多了解客人国家习俗,习惯和喜好,注意细节,对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解,对本国文化当然应该多了解,客人问的时候至少也应知道一点,这些知识都能赢得客人对你的一些尊敬。
四: 为接待客户公司方面的细节准备
1、参观和谈判可能用到的物品。
2、公司大厅的欢迎客户来访之类的欢迎词,这会让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访,若接待人员能记住来访的客人名字就更好了。
3、会议室的布置,谈判材料的准备,包括企业演示的准备,以及相关的需要,以展示客户的文件,证明公司的实力。
4、事先要做好接机牌和公司大厅要布置好接待的场景,公司里面的接待室一定要做好处理,保持干净整洁
5、 咖啡果汁以及一些小食品糖果的准备。
6、 客人小礼物及样品的准备。
7、事先确定与外商谈判的三种方案:最佳方案、折衷方案和妥协方案,并制定为实现上述三种方案的战略和手段。
8、对附近娱乐设施及购物休闲设施要了解。
五:合理的时间安排宴请
访问洽谈结束,仍有时间,可以征询外商意见,并主动提出宴请。宴请时,人越少越好。如果你英语很好,则无妨;英语不大好的,尽量避免什么特色菜---这类菜往往很诡异,而且颇费时间,等待的冷场尴尬局面,会让宴会成为一种折磨,无论对你或对外商。
总之,以“大家一起做生意”的平常心态,而不是“接待贵宾”的夸张方式,去接待你的第一个到访外商,事情会更好办。并且在外商走好要写一封感谢函,感谢客户的来访以及对招待不周的一些情况感到抱歉,欢迎再次来公司指导工作。

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